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在統一 B5 的規格後，若想將數十張的資料，改為 A4 的規格時，只需利用 複印機 ADF（自動送回原稿）中的定型放大功能，在一分鐘內就可完成。複印機的縮小放大功能，因有 1%的彈性伸縮，所以不但可轉變成 A4 規格，也可 轉變成其他的規格。
而且，一般的周刊雜誌也大多使用 B5 開數的紙，所以無須特別去複印， 只須抽下必要的頁數，就可直接裝訂到文件夾上。
但必須注意的是，不能胡亂抽下來，這與報紙的作法不同。為什麼要小 心“抽出”，那是因為若是撕得不好，就會缺漏周刊雜誌的一部分報導且沒有空白處來穿孔。周刊雜誌由於都是中間fèng合的，所以中央是釘書針（騎馬 針）來加以固定的。抽下釘書針，周刊雜誌就會散落，故應小心抽出所需報導再穿孔，而後裝訂到文件夾上。現在的周刊雜誌，對商人而言，是信息的 重要來源。當然，也可以在複印後再裝訂，但即使不複印。規格若能統一，就比較不花時間。此點也是 B5 規格便利之處。
基於以上種種理由，所以辦公室內大部分的文件，一般都統一用 B5 的規格。 但是，唯一不符合此規定的是“人事資料”，只有“人事資料”是使用B5 一半大的 B6 規格。
5. 資料應裝訂成一定規格的複印本 報紙的紙質不佳，剪報後更是難看。帶黃的鉛字，不但不適合閱讀，也容易變質，且在經過一段時間後就更慘；但若將其複印，再當做資料來運用， 可就方便多了。
複印的規格，統一使用 B5 規格，無論一份多小的報導，也可使用 B5 的紙 複印。或許有人會覺得浪費，但要知道，即使是一份小小的報導，也是一份 信息。
若是將好幾個小報導，全印在一起，那在取出時就很不方便了。因此規 定一張紙只能印一份信息，空白處則用來記錄或寫標題都很方便。
再者，按信息的不同，其長度也不同，故報導的形狀也呈現不規則，所 以可將長度較長的報導，直接剪下來。另外，有時 B5 的規格無法容納全文時，則可省略照片，或稍做修剪後再複印。
即使如此，如果還是無法容納得下時，就要分成若干張來複印。例如， 將新聞分為兩張來複印時，則在第一張標 1/2，第二張標 1/2.同樣地，若是分為三張的話，在第一張標 1/3，第二張標 2/3，第三張標 2/3.如此一 來，只看到第一張，就立刻能知道此份報導共有幾張。
對報紙一般不必縮小複印的，那是因為一旦縮小後，原本就很小的鉛字， 就更不容易辨認了。所以，僅有比報紙的字大，縮小後仍可閱讀的，才能按其需要活用縮小複印。
縮小和放大，是在活用複印時，最常使用的兩個重要功能。 最好是還備有 ADF（自動送回原搞）的功能。所謂 ADF 的功能，就是即使有數十張的資料正本（原稿），只要調整開數的大小，一按開關，就會自 動送出所需開數的複印本。
此種功能是不可缺少的。原因是每複印一張，就打開一次蓋子，改換另 一張正本，再按開關，此一手續相當麻煩。而且，必須要有一個人來操作。
因此，複印數十張，數百張時，就需要相當長的時間。
備有此項功能的複印機，雖比僅有縮小、放大功能的複印機價格較高些。 但是，從須花費數十分鐘或更多的時間在複印工作上，這點來看，就會覺得雖然是貴了一點還是值是的。
為了縮短無謂時間的浪費，花多少錢都不算貴。因為縮短的時間，可挪 用夾做附加值更高的工作。
6.檔案夾及標題要以顏色來區分 曾經去過某大報社的資料室。由於相關資料的整理只有專門的報社才有，所以對他們要如何去做資料整理，是非常重要的。 但是，他們將剪報貼在 B6 開數硬紙板上的這種作法並不精細。B6 和一般單行本的規格相同，是常用的資料規格 B5 的一半，這規格的確是很小。 但一般報社所收集的報導，大部分的 B6 硬紙板都容納不下，多出來的部分，就將其摺疊。也就是說將報導的一部分貼在硬紙板上，剩下來的部分就 折起來。所以，為看某項新聞報導，就必須一一地將它們打開才能看到。而且，如此開開折折幾次後，沒有貼在硬紙板的部分，就容易破損。並且，這些硬紙板並未歸檔，而是整理在櫥櫃中，使用時就須將必要項目的硬紙板一 一挑出，如此很可能會有資料遺失或順序紛亂的現象出現。
當然，一般報社的資料量都很多。在專門資料室工作的員工，都將資料 的收集和管理視為其主要的工作。但活用資料信息卻很不方便，所以，對於這些資料是否有被實際活用是個疑問，於是便將此疑問請教熟識的記者們， 才知道報社內的資料使用率並不高，這點實在很可惜。
不過最近，各報社都想有效地使用自己報社所收集的信息。 使用電腦收集信息及整理是一種方法，但是，個人最好也有一套自己的資料整理方法。只要是參觀過報社的資料整理方法，就會覺得這種方式較為 實用。
方法是統一採用 B5 的規格，並且歸入二十六孔的檔案夾。 歸檔的優點是：資料的抽出、夾入很方便。即使發現某個主題區分得不夠適當，就可立刻將它轉換到其他適當的檔案夾內。
7.為什麼穿孔機是二十六孔 一般使用檔案夾的人，多數是使用兩孔或四孔的檔案夾。使用兩孔的理由，是因無論穿孔、歸檔都較不費功夫。 穿孔機扎的檔案孔有容易破的缺點。參照幾次檔案後，其檔案孔可能就會破損。消除其原來穿孔的位置，再重新穿孔一次，且貼上加強圈，這樣使 用並不方便。
使用二十六孔就無此麻煩。因是兩孔的十三倍，相對地就可分散其力量。 以二十六孔來說，即使用力抽取再多的紙，也無須擔心會破裂。
歸檔的目的是如何更有效率地使用，因此，必須考慮到資料可能會重複 參照數十次或數百次。
當然，並非一定要拘泥於二十六孔的孔數，只要不易破損就行，不論二 十二孔或二十四孔並無妨。但以目前市面上所賣的 B5 檔案夾的規格，配合二十六孔是最適宜不過了。
穿孔時，一定要在左右兩側都穿孔。 兩側穿孔是為了使檔案夾能自由交替，無論是直寫右開式的文件，或是英文及其他橫寫左開式的文件，都可使用。而且，想同時看兩份不同的資料 時，僅變更其中一個檔案夾，以（書籍、雜誌等）左右兩頁合成一頁的插頁方式，就可參照了。總之，資料就會很清晰了。
只使用紙的單面，便於以後翻頁數查閱時，可立刻找出所需的資料，且 複印時，也不須人手，利用 ADF 就能自動複印。由於利用單面的紙，所以前面所述的左右兩面穿孔，可按插頁的方式。
8.如何保存卡式錄音帶 我們不常利用卡式錄音帶收集資料，但在準備資格考試時，就會使用到。
此外，與其做口述筆記，倒不如以自己輕便的錄音機錄音，如此所收集到的 資料較為完整。
以文書處理機打出錄音帶的內容後，錄音帶就沒有保存的必要了。 也許有的管理者由於目前的工作，都運用不上以前所收集的錄音帶，因此，只好把錄音帶放在家裡，致使錄音帶的數目不斷增多，也許足有幾百卷 以上。
而且，一般的周刊雜誌也大多使用 B5 開數的紙，所以無須特別去複印， 只須抽下必要的頁數，就可直接裝訂到文件夾上。
但必須注意的是，不能胡亂抽下來，這與報紙的作法不同。為什麼要小 心“抽出”，那是因為若是撕得不好，就會缺漏周刊雜誌的一部分報導且沒有空白處來穿孔。周刊雜誌由於都是中間fèng合的，所以中央是釘書針（騎馬 針）來加以固定的。抽下釘書針，周刊雜誌就會散落，故應小心抽出所需報導再穿孔，而後裝訂到文件夾上。現在的周刊雜誌，對商人而言，是信息的 重要來源。當然，也可以在複印後再裝訂，但即使不複印。規格若能統一，就比較不花時間。此點也是 B5 規格便利之處。
基於以上種種理由，所以辦公室內大部分的文件，一般都統一用 B5 的規格。 但是，唯一不符合此規定的是“人事資料”，只有“人事資料”是使用B5 一半大的 B6 規格。
5. 資料應裝訂成一定規格的複印本 報紙的紙質不佳，剪報後更是難看。帶黃的鉛字，不但不適合閱讀，也容易變質，且在經過一段時間後就更慘；但若將其複印，再當做資料來運用， 可就方便多了。
複印的規格，統一使用 B5 規格，無論一份多小的報導，也可使用 B5 的紙 複印。或許有人會覺得浪費，但要知道，即使是一份小小的報導，也是一份 信息。
若是將好幾個小報導，全印在一起，那在取出時就很不方便了。因此規 定一張紙只能印一份信息，空白處則用來記錄或寫標題都很方便。
再者，按信息的不同，其長度也不同，故報導的形狀也呈現不規則，所 以可將長度較長的報導，直接剪下來。另外，有時 B5 的規格無法容納全文時，則可省略照片，或稍做修剪後再複印。
即使如此，如果還是無法容納得下時，就要分成若干張來複印。例如， 將新聞分為兩張來複印時，則在第一張標 1/2，第二張標 1/2.同樣地，若是分為三張的話，在第一張標 1/3，第二張標 2/3，第三張標 2/3.如此一 來，只看到第一張，就立刻能知道此份報導共有幾張。
對報紙一般不必縮小複印的，那是因為一旦縮小後，原本就很小的鉛字， 就更不容易辨認了。所以，僅有比報紙的字大，縮小後仍可閱讀的，才能按其需要活用縮小複印。
縮小和放大，是在活用複印時，最常使用的兩個重要功能。 最好是還備有 ADF（自動送回原搞）的功能。所謂 ADF 的功能，就是即使有數十張的資料正本（原稿），只要調整開數的大小，一按開關，就會自 動送出所需開數的複印本。
此種功能是不可缺少的。原因是每複印一張，就打開一次蓋子，改換另 一張正本，再按開關，此一手續相當麻煩。而且，必須要有一個人來操作。
因此，複印數十張，數百張時，就需要相當長的時間。
備有此項功能的複印機，雖比僅有縮小、放大功能的複印機價格較高些。 但是，從須花費數十分鐘或更多的時間在複印工作上，這點來看，就會覺得雖然是貴了一點還是值是的。
為了縮短無謂時間的浪費，花多少錢都不算貴。因為縮短的時間，可挪 用夾做附加值更高的工作。
6.檔案夾及標題要以顏色來區分 曾經去過某大報社的資料室。由於相關資料的整理只有專門的報社才有，所以對他們要如何去做資料整理，是非常重要的。 但是，他們將剪報貼在 B6 開數硬紙板上的這種作法並不精細。B6 和一般單行本的規格相同，是常用的資料規格 B5 的一半，這規格的確是很小。 但一般報社所收集的報導，大部分的 B6 硬紙板都容納不下，多出來的部分，就將其摺疊。也就是說將報導的一部分貼在硬紙板上，剩下來的部分就 折起來。所以，為看某項新聞報導，就必須一一地將它們打開才能看到。而且，如此開開折折幾次後，沒有貼在硬紙板的部分，就容易破損。並且，這些硬紙板並未歸檔，而是整理在櫥櫃中，使用時就須將必要項目的硬紙板一 一挑出，如此很可能會有資料遺失或順序紛亂的現象出現。
當然，一般報社的資料量都很多。在專門資料室工作的員工，都將資料 的收集和管理視為其主要的工作。但活用資料信息卻很不方便，所以，對於這些資料是否有被實際活用是個疑問，於是便將此疑問請教熟識的記者們， 才知道報社內的資料使用率並不高，這點實在很可惜。
不過最近，各報社都想有效地使用自己報社所收集的信息。 使用電腦收集信息及整理是一種方法，但是，個人最好也有一套自己的資料整理方法。只要是參觀過報社的資料整理方法，就會覺得這種方式較為 實用。
方法是統一採用 B5 的規格，並且歸入二十六孔的檔案夾。 歸檔的優點是：資料的抽出、夾入很方便。即使發現某個主題區分得不夠適當，就可立刻將它轉換到其他適當的檔案夾內。
7.為什麼穿孔機是二十六孔 一般使用檔案夾的人，多數是使用兩孔或四孔的檔案夾。使用兩孔的理由，是因無論穿孔、歸檔都較不費功夫。 穿孔機扎的檔案孔有容易破的缺點。參照幾次檔案後，其檔案孔可能就會破損。消除其原來穿孔的位置，再重新穿孔一次，且貼上加強圈，這樣使 用並不方便。
使用二十六孔就無此麻煩。因是兩孔的十三倍，相對地就可分散其力量。 以二十六孔來說，即使用力抽取再多的紙，也無須擔心會破裂。
歸檔的目的是如何更有效率地使用，因此，必須考慮到資料可能會重複 參照數十次或數百次。
當然，並非一定要拘泥於二十六孔的孔數，只要不易破損就行，不論二 十二孔或二十四孔並無妨。但以目前市面上所賣的 B5 檔案夾的規格，配合二十六孔是最適宜不過了。
穿孔時，一定要在左右兩側都穿孔。 兩側穿孔是為了使檔案夾能自由交替，無論是直寫右開式的文件，或是英文及其他橫寫左開式的文件，都可使用。而且，想同時看兩份不同的資料 時，僅變更其中一個檔案夾，以（書籍、雜誌等）左右兩頁合成一頁的插頁方式，就可參照了。總之，資料就會很清晰了。
只使用紙的單面，便於以後翻頁數查閱時，可立刻找出所需的資料，且 複印時，也不須人手，利用 ADF 就能自動複印。由於利用單面的紙，所以前面所述的左右兩面穿孔，可按插頁的方式。
8.如何保存卡式錄音帶 我們不常利用卡式錄音帶收集資料，但在準備資格考試時，就會使用到。
此外，與其做口述筆記，倒不如以自己輕便的錄音機錄音，如此所收集到的 資料較為完整。
以文書處理機打出錄音帶的內容後，錄音帶就沒有保存的必要了。 也許有的管理者由於目前的工作，都運用不上以前所收集的錄音帶，因此，只好把錄音帶放在家裡，致使錄音帶的數目不斷增多，也許足有幾百卷 以上。